En plus des mentions juridiques habituelles, les factures doivent comporter de nombreuses autres mentions obligatoires. Certaines sont imposées par la réglementation fiscale, d’autres par le Code de commerce.

Remarques générales sur les factures

Tant en vertu de la réglementation fiscale que de la réglementation économique, tout professionnel doit obligatoirement délivrer une facture pour les biens livrés ou les services rendus à un autre professionnel ou à une société (même si ceux-ci ne sont pas assujettis à la TVA). Il en est de même pour tous les acomptes perçus au titre de ces opérations, y compris lorsque ces acomptes n’entraînent pas une exigibilité de la TVA.

Par ailleurs, les factures doivent obligatoirement être rédigées en français (Loi n° 94-665, J.O. du 5-8-1994), et elles doivent être établies au minimum en deux exemplaires, l’original étant remis au client et le double conservé par l’émetteur pendant au moins 10 ans.

Enfin, elles doivent être délivrées dès la livraison ou la prise en charge des marchandises, ou, dès la fin de l’exécution de la prestation.

Nota : les entreprises qui effectuent des livraisons fréquentes sur de courtes périodes et pour de faibles montants sont autorisées à déroger à la règle de la facturation immédiate. Elles peuvent dans ce cas établir des factures récapitulatives regroupant plusieurs livraisons, mais à condition qu’un bon de livraison soit établi à chaque livraison, et que la facture récapitulative soit émise, au plus tard, à la fin du mois au cours duquel la livraison du bien est intervenue.

Par contre, les ventes réalisées au profit de particuliers ne sont généralement pas soumises à l’obligation de délivrance d’une facture, sauf si le client en fait la demande, ainsi que dans les cas suivants ;

  • s’il s’agit d’une vente à distance et que le lieu de livraison est réputé ne pas être situé en France ;
  • s’il s’agit d’une vente aux enchères publiques ;
  • ou lorsque la prestation fournie comporte l’exécution de travaux immobiliers.

Bien entendu, les factures constituant des documents commerciaux, elles doivent comporter toutes les mentions obligatoires énumérées à l’article Les mentions obligatoires à faire figurer sur vos documents commerciaux. Cependant, ce ne sont pas les seules : d’autres mentions sont en effet prévues par la réglementation fiscale ainsi que par le Code de commerce.

Mentions imposées par la réglementation fiscale

Selon l’article 242 nonies de l’annexe II au CGI, les factures doivent être datées et numérotées. Chaque entreprise est libre d’utiliser à cet égard son propre système, à condition que la numérotation soit effectuée chronologiquement (au fur et à mesure de l’émission des factures), qu’elle soit continue, et que le dispositif retenu garantisse que deux factures émises la même année ne risquent pas de porter le même numéro.

Nota : les factures émises à l’export et ne comportant pas de TVA, peuvent faire l’objet d’une numérotation spécifique (DB-DGI 3 E-221-3).

En outre chaque facture doit faire apparaître distinctement :

  • le nom de son émetteur, celui du client, ainsi que leurs adresses respectives ;
  • la date de l’opération (si celle-ci diffère de la date d’émission) ;
  • ainsi que, pour chacun des biens livrés ou des services rendus : la quantité, la dénomination précise (y compris la marque le cas échéant), le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA légalement applicable.
Le prix unitaire hors taxe doit être déterminé hors rabais, remises ou ristournes consentis, mais ces derniers doivent faire l’objet d’une mention séparée. Par ailleurs, ce prix doit inclure tous les impôts, droits, taxes et prélèvements autres que la TVA, notamment les taxes parafiscales (pour l’éco-taxe – voir l’article sur L’éco-taxe) auxquels les produits concernés sont assujettis. Ces taxes sont donc elles-mêmes assujetties à la TVA (DGI 3 E-2221-18 et 3 B-111).

Enfin, l’article 289-II du CGI prévoit que les assujettis à la TVA doivent faire apparaître sur leurs factures, par taux d’imposition, le total hors taxe et le montant de la taxe correspondante mentionnés distinctement.

N° individuel d’identification à la TVA
Quel que soit leur montant, les factures correspondant à des transactions intracommunautaires doivent obligatoirement mentionner les numéros individuels d’identification à la TVA à la fois de l’émetteur et du client, ainsi que, le cas échéant, la mention “exonération de TVA, art. 262 ter-1 du CGI”.

Par ailleurs, depuis 2003, toute facture doit en principe mentionner le numéro individuel d’identification à la TVA de son émetteur (Décret n° 2003-632 du 7-7-2003, J.O. du 9). Toutefois, lorsque les opérations facturées ont été réalisées sur le territoire national, il est admis, par mesure de simplification, que cette obligation ne concerne que les factures dont le montant total hors taxe est égal ou supérieur à 150 euros (Instr. fisc. du 7-8-2003, § 166, B.O.I. n° 136 du 7-8-2003).

Sanctions
Toute omission de l’une des mentions fiscales rappelées ci-dessus (ou le fait de ne pas délivrer de facture), peut entraîner l’application d’une amende fiscale égale à 50 % du montant de la transaction. Par ailleurs, toute inexactitude constatée sur les factures peut donner lieu à l’application d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude. Toutefois, l’amende totale due au titre de chaque facture ne peut excéder le quart du montant de la TVA qui y est ou qui aurait dû y être mentionné (Art. 1 737 du CGI).

Mentions imposées par le Code de commerce

En plus des mentions précédentes, le Code de commerce ajoute plusieurs mentions supplémentaires à faire figurer obligatoirement sur les factures. Elles concernent les réductions de prix, les conditions d’escompte, la date de règlement, le taux des pénalités de retard, et l’indemnité forfaitaire de recouvrement.

Réductions de prix

Pour permettre aux contrôleurs de la DGCCRF de mieux appréhender le seuil de revente à perte, le code prévoit que toute réduction de prix accordée soit mentionnée clairement et séparément sur la facture de vente (ceci afin d’éviter que cette réduction soit « dissimulée » sur un avoir séparé).

Néanmoins, ne doivent être mentionnées à cet égard que les seules réductions de prix acquises à la date de l’opération et directement liées à celle-ci. En d’autres termes, les ristournes dont le bénéfice n’est acquis au client qu’après réalisation de certaines conditions (quotas, seuil de chiffre d’affaires, etc.) n’ont pas lieu de figurer sur la facture tant que lesdites conditions ne sont pas remplies.

De même, le fait que ne doivent être mentionnées que les réductions qui sont directement liées à la vente ou à la prestation facturée, exclut les réductions qui relèvent de la coopération commerciale, lesquelles peuvent donc faire l’objet d’un avoir séparé (Cass. crim., 12-6-1997, n° 96-80.839).

Conditions d’escompte

Afin d’inciter à l’accélération des délais de paiement entre les entreprises, la loi prévoit également que les conditions d’escompte (c’est-à-dire la réduction qui pourrait éventuellement être accordée au client pour paiement anticipé) figurent obligatoirement au recto des factures, et ceci même si elles figurent déjà au verso, dans les conditions générales de vente par exemple.

Soulignons cependant que cette disposition n’oblige pas les entreprises à accorder un escompte à leurs clients. Mais dans ce cas, elles restent tenues de porter la mention « aucun escompte ne sera accordé pour paiement anticipé ». Enfin, aucune mention n’a bien évidemment lieu d’être portée à cet égard lorsque la vente est réglée au comptant.

Date de règlement

Toute facture doit obligatoirement mentionner la date calendaire, c’est-à-dire le jour, le mois et l’année, à laquelle le règlement doit intervenir. Cependant, les factures payées au comptant n’ont pas lieu là encore de mentionner cette date… étant précisé toutefois que sont seules considérées comme réglées au comptant, les factures qui sont réglées le jour même de la livraison.

Délais de règlement et pénalités de retard imposés
Délais de règlement
Deux possibilités :

  • soit les parties ne conviennent d’aucun délai de règlement, auquel cas la facture doit être réglée, sous peine d’une amende de 15 000 € (ou 75.000 € pour une personne morale), au plus tard le trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée (Art. L.441-6 du Code de commerce) ;
  • soit les parties conviennent d’un délai de règlement, auquel cas celui-ci ne peut dépasser 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (ou à compter de la date de réception des marchandises dans les départements et territoires d’outre-mer) (Art. L.441-6 du Code de commerce, modifié en dernier lieu par la loi n° 2008-776 du 4 août 2008).
Exceptions : les dispositions ci-dessus ne s’appliquent pas aux livraisons de produits alimentaires périssables, de viandes congelées ou surgelées, ainsi qu’aux boissons alcooliques, lesquels font l’objet de délais particuliers fixés par l’article L. 443-1 du Code de commerce.
Par ailleurs, pour le transport routier de marchandises, la location de véhicules avec ou sans conducteur, la commission de transport ainsi que les activités de transitaire, d’agent maritime et de fret aérien, de courtier de fret et de commissionnaire en douane, les délais de paiement convenus ne peuvent en aucun cas dépasser 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.
Pénalités de retard

Dernière obligation imposée par le Code de commerce (Art. L.441-6), les factures doivent obligatoirement préciser les conditions d’application et le taux des pénalités de retard applicables en cas de dépassement du délai de paiement convenu. Ces pénalités sont exigibles, sans qu’un rappel soit nécessaire, à compter du jour suivant le délai de paiement fixé.

Nota : le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé. En cas de paiement fractionné, la date de règlement est à considérer comme celle à laquelle doit intervenir le dernier paiement, c’est-à-dire celui qui porte règlement définitif du prix (DGCCRF, note n° 5955 du 5-8-1993).

Enfin, sous peine d’une amende de 15 000 € (ou 75.000 € pour une personne morale), le taux de ces pénalités de retard ne peut en aucun cas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, lequel est fixé par décret chaque année, dans le courant du mois de février. Par ailleurs, dans le cas où aucun taux n’aurait été fixé, celui-ci ne pourrait être inférieur au taux “REFI” de la Banque Centrale Européenne, majoré de 10 points.

Nota : le taux REFI applicable durant le premier semestre d’une année est le taux de la BCE en vigueur au 1er janvier de cette année, tandis que, pour le second semestre, il s’agit du taux en vigueur au 1er juillet.

 

Taux de l’intérêt légal et taux “REFI”

Pour 2014, le taux de l’intérêt légal est identique à celui de 2013, soit fixé à 0,04 % par an (Décret n° 2014-98 du 4 février 2014, J.O. du 6). Dès lors, le taux des pénalités de retard ne peut être inférieur à 0,04 x 3 = 0,12 % par an.

Quant au taux REFI de la BCE, il est de 0,05 % depuis le 4 septembre 2014, contre 0,15 % depuis le 5 juin 2014, et 0,25 % depuis novembre 2013. Il en résulte qu’à défaut de mention d’un taux des pénalités sur la facture, celui-ci ne peut être inférieur :

  • à 10,25 % pour les opérations réalisées jusqu’au 30 juin 2014 ;
  • à 10,15 % pour les opérations réalisées à dater du 1er juillet 2014 ;
  • à 10,05 % pour les opérations réalisées à dater du 1er janvier 2015.
Indemnité forfaitaire de recouvrement

En plus des pénalités de retard ci-dessus, une pénalité forfaitaire est due au créancier pour tout paiement intervenu après la date d’échéance.

Cette pénalité est exigible sans qu’un rappel soit nécessaire. Tout professionnel en situation de retard de paiement en est de plein droit débiteur à l’égard du créancier.

Son montant a été fixé à 40 € par un décret du 2 octobre 2012.

Remarques : l’Administration fiscale a précisé que, selon la règle générale applicable aux pénalités de retard sur créances commerciales, cette indemnité forfaitaire de 40 € doit être rattachée, pour la détermination du résultat imposable à l’IR ou à l’IS, à l’exercice de son encaissement (du côté du créancier) ou de son décaissement (du côté du débiteur). BOFiP-BIC-BASE-20-10-04/12/2012.
Par ailleurs, pour ce qui concerne la TVA, l’Administration fiscale n’a apporté aucune précision particulière concernant cette indemnité forfaitaire. Il y a donc lieu de s’en tenir à sa doctrine générale actuelle selon laquelle « toute indemnité qui a pour objet exclusif de réparer un préjudice commercial, fut-il courant, n’a pas à être soumise à la TVA dès lors qu’elle ne constitue pas la contrepartie d’une prestation de services » (BOI-TVA-BASE-10-10-10-20121115).

Cependant, dans le cas où les frais de recouvrement exposés seraient supérieurs à ces 40 €, le créancier serait en droit de demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

Par contre, le créancier ne peut pas invoquer le bénéfice de ces indemnités lorsque l’ouverture d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire interdit le paiement à son échéance de la créance qui lui est due.

Enfin, à l’instar de la date limite de règlement, des conditions d’escompte éventuel, et du taux des pénalités de retard, la mention de cette indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est obligatoire (depuis le 1er janvier 2013) dans les conditions générales de vente ainsi qu’au recto des factures payables à terme.

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