L’entreprise doit s’y préparer dès maintenant : fondée actuellement sur le volontariat, la Déclaration Sociale Nominative, ou DSN, devrait cependant faire l’objet d’une obligation intermédiaire, au plus tard au mois de juillet 2015, pour certaines entreprises et les cabinets d’expertise comptable. Et en janvier 2016, toutes les entreprises devront l’appliquer.
La DSN est basée sur une transmission mensuelle des données individuelles des salariés, automatisée par le logiciel de paie, à l’issue de la paie, via un même point d’accueil chargé de répartir les données vers les destinataires concernés, en ne demandant aux entreprises aucune autre déclaration fondée sur les données sociales. L’objectif est de remplacer plusieurs déclarations transmises à différents destinataires à des échéances différentes par plusieurs déclarations transmises via un canal unique (portail net-entreprises.fr)
Dès maintenant, les entreprises peuvent transmettre la DSN en remplacement de quatre déclarations : l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières (DSIJ), l’attestation employeur destinée à Pôle emploi (AE), la déclaration et l’enquête de mouvements de main d’œuvre (DMMO et EMMO), enfin la déclaration de radiation auprès de l’organisme de prévoyance collective obligatoire de l’entreprise et de portabilité des droits de prévoyance (bien que le décret ne le précise pas).
A noter que la DSN n’intègre pas encore les déclarations relatives aux cotisations sociales. Aujourd’hui, toute entreprise ou tiers déclarant (tel qu’un cabinet d’expertise comptable en charge de la paie) a la possibilité d’envoyer sa première DSN.
Le site officiel de net.entreprise sur la DSN
Une mise en œuvre progressive de la DSN
Le périmètre déclaratif de la DSN s’élargit progressivement en incluant de nouvelles déclarations et de nouvelles entreprises cibles. Ce calendrier de déploiement de la DSN va permettre de positionner dans le temps le remplacement des déclarations et les ajouts de périmètres. Ce calendrier peut donc évoluer jusqu’à l’obligation déclarative en 2016. Fondé actuellement sur le volontariat, le projet devrait cependant faire l’objet d’une obligation intermédiaire, au plus tard au mois de juillet 2015, pour certaines entreprises et les cabinets d’expertise comptable. Toutefois, il est préférable que les entreprises passent d’abord par la phase déclarative actuellement en production avant de passer à la phase élargie.
La solution DSN de Sage
Sage a anticipé la mise en place de la DSN depuis novembre 2013 avec une version testée et validée par des utilisateurs pilotes et une solution est déjà opérationnelle auprès d’une soixantaine de clients PME. La société a fait le choix d’accompagner ses clients en leur proposant une solution alliant la rigueur imposée par les nouvelles obligations déclaratives et une certaine liberté dans les modes de transmission des données dans la période intermédiaire.
Le processus déclaratif est basé sur un module de gestion, commun aux différents logiciels de paie de la gamme Sage, dont les versions devront être mises à jour pour pouvoir intégrer la DSN.
Avec une interface très ergonomique, les utilisateurs retrouvent les réflexes naturels, ce qui facilite la prise en main du module. En général, il n’est pas nécessaire de connaître les codes sur lesquels reposent les informations demandées, ils apparaissent en tapant les premiers caractères (ex : DEM, pour le départ volontaire du salarié). Les problématiques, tel que la mise en évidence du salaire de référence, ont bien été appréhendées et ne devraient pas poser de difficultés aux gestionnaires de paie.
Une gestion efficace des informations
Une gestion efficace de la DSN passe avant tout par les informations liées au contrat de travail du salarié. Les nombreux contrôles mis en place dans le module pour s’assurer que chaque fiche est complète, sécurisent les déclarations mensuelles, mais également les évènements intervenant en cours de période (arrêt maladie, maternité, fin de contrat).
Les coûts induits par ces mises à jour et l’intégration de ce nouveau module, se retrouvent avant tout dans la formation (1 jour) et l’assistance pour s’assurer d’une bonne maîtrise des cas particuliers auxquels l’entreprise devrait être confrontée.
Un audit préalable
Pour une mise en place sans accros, il est conseillé de procéder à un audit préalable de la paie et des dossiers du personnel le plus tôt possible durant l’année 2015 ainsi qu’à une mise à jour du logiciel . Il faut prévoir en moyenne une journée, même si l’entreprise comprend de nombreux salariés.
Nous vous rappelons que seule la version i7 de la paie est compatible avec la DSN.
Bonnes pratiques : Bertrand Damon, consultant chez mc2i Groupe, cabinet indépendant de conseil en systèmes d’information.
« La mise en place d’un canal unique pour déclarer les données issues de la paie est une véritable opportunité »
Alors que l’échéance de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) arrive à grand pas (janvier 2016), la réussite du projet réside en un seul mot : anticipation. C’est à cette seule condition que les entreprises pourront bénéficier des différents avantages offerts par ce nouveau mode déclaratif.
La simplification des déclarations s’appuie sur deux axes :
- une seule déclaration, la DSN mensuelle, en remplacement des principaux déclaratifs existants (DMMO, Attestation IJ, DUCS, TR, BRC, DADS-U, Attestation Pôle Emploi, etc.)
- un processus déclaratif intégré à l’acte de paie.
1. Les impacts sur l’organisation
Dans la plupart des grandes entreprises, la charge déclarative a conduit à la mise en place d’un service transverse pour gérer les déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles. Ces déclarations sont décorrélées de l’acte de paie et nécessitent des contrôles de cohérence entre la paie, les déclarations et la comptabilité.
Avec la DSN, cette organisation devra être modifiée. Les contrôles devront être renforcés au niveau de la paie puisque les données en seront directement issues, avec la même fréquence. Cela entrainera un transfert d’activité du service déclaratif vers le service paie. Néanmoins, un contrôle global de la DSN restera nécessaire, surtout à partir de la phase 2 : les données nécessaires à l’intégration de la DUCS (Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales) restant agrégées par établissement et CTP (Code Type Personnel).
Il faut également sensibiliser et former les gestionnaires aux changements amenés par la DSN
2. Les impacts sur les processus
L’arrivé de la DSN modifiera les processus RH et favorisera leurs révisions, améliorations et simplifications. Par exemple, la gestion des absences santé devra être adaptée pour tenir compte du nouveau circuit de déclaration. Cela constitue une véritable opportunité pour simplifier ce processus qui représente une part importante de l’activité des services RH (suivi des absences, déclaration, retour d’absence, gestion des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale). Le processus d’embauche devra également être revu afin de garantir la qualité des données d’identification des salariés et ainsi éviter les erreurs dans le message DSN.
Enfin, le contrôle de la paie prend une importance plus grande car la qualité des données de paie conditionne la qualité de la DSN et des reconstitutions qui seront faites par les organismes de protection sociale.
3. L’impact sur les SIRH
La DSN n’est pas envisageable sans une mise en conformité des systèmes d’information RH. Les éditeurs communiquent peu à peu les dates de disponibilités de leur module DSN et leurs fonctionnalités. En dehors de ces aspects, d’autres axes du SIRH peuvent être améliorés.
La mise en place de la DSN peut être freinée par un SIRH qui n’offre pas un niveau de qualité des données suffisant et par la gestion des mécanismes de paie.
Un SIRH non-centralisé complique nécessairement la mise en place de la DSN, mais risque surtout de faire perdre les opportunités de simplification offert par la DSN.
