Les doubles des factures émises sous la forme papier doivent normalement être conservés par l’entreprise sous cette même forme papier. Néanmoins, il est admis que lorsque ces factures sont créées par informatique, seul un « double électronique » puisse être conservé. Mais dans ce cas, le dispositif de stockage et d’archivage utilisé doit répondre à certaines normes.
D’une façon générale, le dispositif technique utilisé pour la conservation des « doubles électroniques » des factures papier créées par informatique et émises sous la forme papier doit permettre de garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu de ces doubles, depuis l’émission de la facture jusqu’à l’expiration de la période légale de conservation, soit jusqu’à six ans à compter de sa date d’émission.
A cet effet, la mise en place d’un système informatique présentant les fonctionnalités minimales suivantes est préconisée par l’administration fiscale :
Caractéristiques du fichier des doubles de factures
Les processus de conservation informatisée du « double électronique » d’une facture doivent viser :
- d’une part, à constituer un fichier dont le format d’encodage est susceptible de transcrire les informations de contenu, de mise en forme, et de représentation graphique des factures créées informatiquement ;
- d’autre part, à restituer de façon claire et lisible les informations de contenu du « double électronique ».
En principe, l’ensemble des informations figurant sur l’original de la facture devrait être repris à l’identique dans le fichier. Néanmoins, l’emploi d’un format d’encodage conduisant à ne transcrire dans le fichier que les seules mentions rendues obligatoires par le Code Général des Impôts est admis.
Ainsi, la valeur probante du fichier ne sera pas remise en cause du seul fait de l’absence d’informations de base relatives aux mentions autres qu’obligatoires figurant sur la facture papier, telles que, par exemple, les logos, les messages-bandeau à caractère publicitaire, les fonds de page.
1° Le nom complet et l’adresse de l’émetteur de la facture et de son client ;
2° Leur numéro individuel d’identification à la TVA (ou le numéro du représentant fiscal le cas échéant)
3° La date d’émission de la facture ;
4° Le numéro de la facture. Celui-ci doit être unique et basé sur une séquence chronologique et continue. Toutefois, la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient, et sous réserve qu’il soit fait de ces séries un usage conforme à leur justification initiale.
5° Pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire HT et le taux de TVA appliqué ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ;
6° Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération ;
7° La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l’acompte, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu’elle est différente de la date d’émission de la facture ;
8° Le montant de la taxe à payer et, par taux d’imposition, le total HT et la taxe correspondante mentionnés distinctement ;
9° En cas d’exonération, la référence à la disposition légale indiquant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération ;
10° Le cas échéant et selon les cas de figure, les mentions : ” Autoliquidation “, “Autofacturation”, “Régime particulier-Agences de voyages” , ” Régime particulier-Biens d’occasion “, ” Régime particulier-Objets d’art ” ou ” Régime particulier-Objets de collection et d’antiquité “.
Enregistrement des données
Afin d’assurer l’authenticité du contenu du « double électronique » par rapport à celui de la facture papier, le système doit permettre de figer sur le support de conservation le fichier contenant le « double électronique » et, par suite, les données à conserver qu’il contient.
L’opération d’enregistrement doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l’opération d’impression de l’original de la facture sur support papier. Le système informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.
A cet égard, l’administration recommande un système informatique qui assurerait l’alimentation de la base de conservation d’une manière automatique et à un moment quasi concomitant à celui de l’impression de l’original papier.
En outre, afin d’assurer la pérennité et l’intégrité du « double électronique » de la facture pendant toute la période légale de stockage, des moyens doivent être employés visant, soit à sécuriser le fichier à l’aide de procédés électroniques logiques, soit à assurer l’archivage de ce fichier sur un support physique (optique ou magnétique) non réinscriptible.
Enfin, est également admise la procédure qui consiste à enregistrer le fichier en le sécurisant au moyen d’une signature électronique avancée, ou sous un format généré par une application qui intègre une fonctionnalité automatique figeant les données que doit contenir le fichier (processus d’« empreinte »).
Conservation et stockage du fichier
Durant toute la période de conservation des doubles, les fichiers doivent être stockés sur le territoire français, dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration, et leur contenu doit pouvoir être restitué en langage clair et lisible.
En outre, le système d’archivage doit permettre à l’entreprise de répondre à des demandes sélectives de l’administration, de restituer les doubles sur écran ou sur support informatique, voire, si l’administration le demande, sur support papier.
