DocuWare figure comme l’un des logiciels les plus performants de sa catégorie. Il vous permettra d’améliorer de manière spectaculaire le traitement de l’information et l’optimisation de vos processus. Les documents (papier ou numériques) arrivent dans des bacs électroniques comparables à ceux d’un bureau physique. Vous les traitez ensuite comme des documents papier : vous triez et organisez les documents, vous les agrafez ensemble, vous ajoutez des notes, commentaires, signatures et timbres. Les possibilités sont illimitées. À partir des bacs, vos documents sont alors stockés dans des armoires numériques. Vous pouvez créer autant d’armoires différentes que vous le souhaitez en fonction des besoins de votre entreprise.. Les puissantes fonctions d’indexation de DocuWare garantissent un classement automatique de tout type de document.
Tani Michaud, co-directeur
d’Advance Cabinet Designs
Oregon, USA
Architecture DocuWare
Video de démonstration (en anglais)
Videos (en français)
Gestion de contenu d’entreprise
DocuWare est un système de GED (gestion électronique de documents) à la pointe technologique, qui prend en charge l’intégralité de vos documents. En mettant à votre disposition, partout et à tout moment, les précieuses informations qu’ils contiennent, il vous permet de rationnaliser vos pratiques commerciales.
DocuWare classe automatiquement les documents en fonction de vos critères, peu importe leur source ou leur format. Il est donc possible de stocker, de partager et de gérer simplement et en toute sécurité tous vos documents, papier et électroniques (correspondances, dossiers, e-mails, CAO, MS Office, fichiers de file d’attente, etc.) depuis des archives documentaires centralisées.
DocuWare s’intègre parfaitement dans votre système d’information et satisfait aux normes en vigueur et procédures présentes dans les entreprises. Des fonctions complémentaires de gestion des données garantissent la sécurité, la traçabilité et le contrôle permanents des documents. Avec ses fonctionnalités d’amélioration des processus de travail, l’accès Web et sa capacité d’intégration, DocuWare fournit tous les outils nécessaires à une gestion efficace des documents d’entreprise.
Les utilisateurs exigeants apprécient l’étendue de ses fonctionnalités, les administrateurs son prix accessible et la simplicité de son administration.
Points fort de Docuware
- Interface utilisateur intuitive
- Administration simplifiée
- Intégration rapide
- Sécurité des données
- Évolutivité et pérennité
1. Importation de documents
Le principe de DocuWare est identique à celui d’un environnement de travail classique et à ses procédures établies. Les documents arrivent au départ dans des bacs électroniques comparables à ceux d’un bureau physique. Vous les traitez ensuite comme des documents papier : vous triez les documents présents dans le bac, les agrafez, les assemblez ou ajoutez des notes, commentaires, signatures et tampons.
À partir des bacs, les documents sont stockés dans des armoires digitales, appelées « archives documentaires ». Vous pouvez choisir le nombre d’armoires et leur structure selon les besoins de votre entreprise. Les puissantes fonctions d’indexation de DocuWare garantissent le classement approprié de tous les types de documents.
Documents papier
Les lettres, factures, rapports, schémas, notes et autres documents imprimés ou manuscrits peuvent être importés avec la plupart des scanners du marché. DocuWare intègre un grand nombre de fonctionnalités de contrôle, utilisable depuis un simple poste de travail jusqu’aux scanners les plus sophistiqués. . De même, les scanners et multifonctions installés sur votre réseau peuvent être directement intégrés au système DocuWare sans recours à un autre logiciel.
Une fois numérisés, les documents sont dirigés vers les bacs DocuWare, en attente de traitement ou directement dans les armoires DocuWare. Il existe également une option vous permettant d’extraire les données des documents durant la numérisation via la technologie ROC (reconnaissance optique des caractères) ou via la lecture de code-barres. Grâce aux données extraites, les documents sont alors catégorisés, indexés et stockés automatiquement dans une armoire.*
MS Office, CAO et plus
DocuWare propose plusieurs méthodes d’importation de fichiers. Vous pouvez les faire glisser/déposer dans les bacs DocuWare ou utilisez le menu d’importation. Pour les volumes importants, DocuWare propose un outil permettant d’automatiser et de contrôler l’importation de fichiers à partir de répertoires Windows, .Le Client DocuWare est disponible en client léger ou en client lourd. DocuWare propose également un accès à la GED au travers de répertoires Windows. Il est possible d’archiver les documents par un simple glisser/déposer dans l’arborescence ou grâce à vos applications bureautiques via la commande « Enregistrez-sous ». Les documents ainsi classés héritent directement de la bonne indexation.
Les informations relatives au fichier lui-même, telles que sa taille, son extension ou sa date de dernière modification peuvent être ajoutées automatiquement aux critères d’indexation lors de son archivage. L’utilisation du Kit de développement DocuWare (SDK) permet également de personnaliser le processus de classement et d’indexation.
Les documents peuvent être importés dans leur format d’origine et ouvert au choix avec la Visionneuse DocuWare ou avec le logiciel correspondant au format du fichier.
Classez et imprimez simultanément
Choisissez DocuWare Printer pour imprimer vos documents, ce qui vous permet d’indexer et classer vos documents dans DocuWare tout en les imprimant. Pour les documents dans un format standard (factures sortantes, offres, devis ou rapports), les mots index sont extraits directement depuis le document et stockés automatiquement avec lui.
Documents issus de vos applications « métiers »
DocuWare peut être intégré facilement à toute application utilisée dans votre entreprise. Les documents créés en interne (factures, rapports et autres listes) sont archivés automatiquement par DocuWare. DocuWare importe le flux de données d’impression à l’aide de la fonctionnalité standard, DocuWare Printer. Les données d’impression sont stockées, puis indexées et stockées dans l’armoire. DocuWare peut également superposer des formulaires et des en-têtes. Il est ainsi possible, au besoin, de combiner les données d’impression pour obtenir des répliques exactes du document d’origine.
Les données à conserver pour des raisons juridiques peuvent être importées automatiquement par DocuWare. Si ces données sont requises ultérieurement par le système d’origine ou un outil d’analyse, DocuWare les exporte dans leur format d’origine avec leur nom de fichier d’origine.
Courrier électronique
La consignation des processus métier englobe également les courriers électroniques. DocuWare importe et stocke les courriers électroniques depuis Microsoft Outlook, Exchange et les fournisseurs de messagerie électronique IMAP tels que Gmail*, soit de façon entièrement électronique ou après validation (avec corrections éventuelles) de l’utilisateur. Ces courriers électroniques peuvent être classés dans les mêmes dossiers que les autres documents de format différent. DocuWare utilise l’expéditeur, le destinataire, la date, l’objet et d’autres informations de ce type pour l’indexation automatique et extrait même des informations sur les entreprises et les personnes à partir de carnets d’adresse et autres bases de données.
Travaillez directement depuis votre navigateur
Le Client Web DocuWare fournit tous les outils pour une gestion optimisée de vos documents, directement depuis votre navigateur.
Le Client Windows Explorer offre un accès intuitif aux armoires, tout en conservant les avantages de la gestion de fichiers sous Windows. Elles apparaissent sous forme de dossiers séparés dans l’arborescence Microsoft. Vous pouvez ainsi glisser/déposer les fichiers dans les armoires à partir de cette fenêtre ou les stockez dans une armoire depuis n’importe quelle application à l’aide de la commande « Enregistrer sous ».
Libérez tout le potentiel de productivité de vos documents grâce à des solutions qui améliorent votre productivité, quel que soit le volume.
2. Organisation et protection du stockage
DocuWare regroupe tous les documents, quelle que soit leur origine, dans les mêmes archives centrales documentaires (les armoires), en fonction de critères standards définis par l’utilisateur. Cela s’applique aux documents commerciaux (numérisés ou créés dans votre propre système de traitement de données), à la correspondance, aux dessins et aux images ainsi qu’aux courriers électroniques et aux fichiers Microsoft Office.
Normes ouvertes pour les documents et les données d’index
Les fichiers de document sont enregistrés soit dans leur format d’origine ou en tant que fichiers au format PDF/A. Un « métafichier » au format XML est enregistré pour chaque fichier de document. Afin de consigner les informations relatives au document et à son contenu : balises, timbres électroniques, signatures, ainsi qu’un duplicata des données de classement et d’indexation du document. L’emplacement de stockage principal des données d’index est une base de données relationnelle liée aux fichiers de document, vous permettant d’être sûr que tous les documents puissent être récupérés facilement et enrichis le cas échéant par un index plein texte.
Archivage automatique
Pour faciliter l’indexation, DocuWare offre plusieurs méthodes d’intégration automatique et semi-automatique des données d’index à partir de sources externes, notamment de fichiers texte, de bases de données et de carnets d’adresses. Certaines de ces options sont standard, alors que d’autres requièrent des modules supplémentaires. Le module DocuWare Import* permet d’automatiser l’intégration de fichiers à partir de répertoires Windows. . Intelligent Indexing Service* permet d’accélérer l’indexation au travers de modèles pré existants sur le Web. Les modules Connect to Outlook et Connect to Mail* importent automatiquement et stockent les courriers électroniques dans DocuWare. Les documents peuvent être également indexés à l’aide d’index présents dans des bases de données externes* (par ex. depuis un système ERP ou un système de gestion de la relation client).
Systèmes de stockage à la demande
Les archives DocuWare stockent des documents tout au long de leur cycle de vie : de leur création ou importation à l’archivage longue durée, en passant par leur traitement et leur édition. DocuWare prend en charge toutes les technologies de stockage actuelles : disque durs ou systèmes RAID, CD, DVD et Blu-ray en mode manuel ou juke-box et plates-formes de stockage CAS (Content Addressed Storage) et SAN (Storage Area Network). La gestion hiérarchique du stockage (HSM) intégrée garantit le transfert automatique des documents vers le support de stockage le plus adapté, en fonction de leur état en cours (selon la fréquence à laquelle ils sont consultés ou des exigences juridiques, par exemple).
Des armoires autonomes, indépendantes du système
Vous pouvez transférer les documents de votre choix (ou une armoire entière) sur CD/DVD/Blu-ray, clé USB ou disque dur externe avec DocuWare Request. Il est facile de regrouper et de stocker toutes les données d’un projet (par exemple catalogues, listes et schémas techniques). Un navigateur autonome est également présent sur le fichier exporté permettant aux utilisateurs ne disposant pas de DocuWare de rechercher et visionner les documents dont ils ont besoin. Les armoires autonomes sont idéales pour l’archivage et la sauvegarde à long terme. Leur contenu reste accessible indépendamment du système.
L’attribution des droits : un gage de confidentialité
Les fonctions d’attribution de droits sont très paramétrables et permettent de garantir en permanence la confidentialité et de répartir les responsabilités au sein de votre organisation. .
Gagnez du temps et des ressources grâce à la classification automatique
DocuWare importe automatiquement les informations des e-mails, notamment l’expéditeur, le destinataire, la date et l’objet, pour l’indexation des documents.
Pour exploiter au mieux le contenu de vos documents, ceux-ci doivent être faciles d’accès et stockés dans une plate-forme structurée, indépendante et à l’épreuve du temps.
Traitez immédiatement les fichiers entrants
DocuWare Import détecte les fichiers à importer et les archive automatiquement, données d’indexation comprises.
3. Gestion des données : stockage et accès contrôlés
DocuWare dispose de mécanismes de sécurité pour le contrôle interne et la conformité aux exigences d’audit. Ces mécanismes protègent les documents à travers tout le processus de travail, depuis l’importation jusqu’à l’archivage à long terme sur des supports et systèmes de stockage en lecture seule. DocuWare vous aide à respecter les normes juridiques et réglementations, notamment les directives AO, HIPAA, Bâle II et Sarbanes Oxley. Les périodes de conservation et de suppression sont contrôlées automatiquement.
Accès aux données et documents conformes aux réglementations
DocuWare garantit l’accès aux données nécessaires pour des raisons juridiques, pendant toute la durée de rétention statutaire, au moyen de fonctions d’exportation. Le stockage de modèles permet de reproduire les données de file d’attente d’impression, importées automatiquement par le biais de DocuWare Printer, pour obtenir une réplique exacte au format d’origine.
Droits d’accès personnalisés
L’accès aux documents est strictement contrôlé grâce à un concept d’autorisation détaillé, constitué de groupes, de rôles et de profils. Cela garantit que les employés, les vérificateurs, les clients et les fournisseurs ne voient que les documents correspondant à leur niveau d’autorisation. L’accès direct aux documents par l’explorateur du système d’exploitation est interdit. Les fonctions de journalisation permettent de déterminer qui a accédé à un document et l’a modifié, et à quel moment, même plusieurs années plus tard.
Signature électronique
Les signatures et les horodatages sont intégrés de manière transparente dans le système DocuWare, et sont disponibles pour tous les utilisateurs. Ils fournissent un moyen supplémentaire pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents.
Confidentialité et conformité des données : DocuWare fournit le plus haut niveau de sécurité contre les pertes de données, les accès non autorisés et les pannes système.
4. Recherche de documents
Le succès d’un système de gestion documentaire dépend de la vitesse à laquelle il affiche les informations recherchées. Avec DocuWare, les recherches sont à la fois simples et pratiques : vous pouvez entrer des termes de recherche complets, partiels, associés ou sélectionnés dans des listes. Il est par ailleurs possible de combiner une recherche plein texte et une recherche via un champs structuré. . Quelle que soit la méthode choisie, vous obtenez les résultats en quelques secondes seulement, sous forme de liste que vous pouvez trier à votre gré. Grâce à la Visionneuse DocuWare, il n’est pas nécessaire de disposer de l’application d’origine pour lire les documents disponibles dans la liste de résultats.
Recherches plein texte
La puissante fonction de recherche plein texte de DocuWare est compatible avec tous les systèmes de bases de données pris en charge. Cette fonction permet également d’extraire du texte à partir d’un document numérisé et à partir de la plupart des formats de fichiers. La recherche plein texte autorise en outre les troncations et les recherches multicritères. Les occurrences du texte sont affichées en couleur dans la Visionneuse DocuWare.
Profils de stockage et recherches
Les administrateurs peuvent définir de manière centralisée pour une armoire donnée diverses boîtes de dialogue de recherche, de stockage et autres listes de résultats. La procédure de définition d’une boîte de dialogue permet de spécifier les champs à renseigner et les éventuelles valeurs prédéfinies. Les différentes boîtes de dialogue peuvent être affectées à des rôles ou des utilisateurs individuels. Ces derniers utilisent une boîte de dialogue réservée à leurs tâches spécifiques ou choisissent la boîte de dialogue dont ils ont besoin pour une armoire particulière à partir d’une liste dans la fenêtre principale. Il est ainsi plus facile et plus efficace d’accéder aux documents (contrats, rapports, etc.) qui imposent un accès régulier. Les documents connexes peuvent être liés de façon à rendre les informations correspondantes disponibles d’un simple coup d’œil lors de la récupération d’un document donné.
Plus de productivité, grâce à un bouton d’accès à vos documents depuis vos applications de gestion
Smart Connect : récupération en un seul clic
Utilisez le bouton Smart Connect pour récupérer les documents en un seul clic.
5. Édition de documents
Pour travailler avec des « documents live », c’est-à-dire des fichiers régulièrement modifiés et mis à jour, DocuWare propose un large panel de solutions de modification.
Gestion des versions
Les documents stockés dans DocuWare peuvent toujours être édités à l’aide du programme dans lequel ils ont été créés, s’ils sont stockés dans leur format d’origine. Selon vos paramètres de profil, cela s’effectue directement dans l’armoire ou après extraction du document. Lors de l’extraction du document, la version de l’armoire est verrouillée pour modification par des tiers. Une nouvelle version est créée lorsque le document est réintégré dans l’armoire. Les versions antérieures sont conservées à des fins d’audit et de suivi.
Balises, commentaires et timbres
La Visionneuse DocuWare universelle fournit de puissants outils de modification des documents. Vous pouvez ajouter des notes, des commentaires, des couleurs de surlignage et des timbres à pratiquement tout format de document. Les documents eux-mêmes ne sont pas modifiés. Tous les éléments sont imprimés sous forme de superposition et stockés séparément. Il est possible de définir des timbres afin de verrouiller et publier les documents, ainsi que d’intégrer des signatures électroniques. Grâce à la fonction stylet, il est facile de saisir des commentaires à main levée et des signatures sur les périphériques compatibles.
Travaillez avec vos e-mails
Les e-mails archivés avec DocuWare sont automatiquement marqués comme e-mail. Il est ainsi possible d’y répondre ou de les transférer directement depuis le DocuWare Web Client à l’aide de votre application de messagerie locale (par ex. Outlook).
Travaillez avec vos outils de bureau habituels
Ces méthodes sont connues : les notes, commentaires, signatures et timbres s’ajoutent aux documents de manière habituelle. L’historique et l’état de modification sont visibles d’un coup d’œil. Les documents eux-mêmes ne sont pas modifiés.
6. Workflow
DocuWare aide à automatiser les processus documentaires. DocuWare garantit un envoi correct des documents bon destinataire, et, grâce aux timbres intégrés ainsi qu’aux listes de tâches en option*, les processus de configuration sont un jeu d’enfant. Vous pouvez ainsi inclure les employés mais aussi les intervenants extérieurs dans vos processus de travail par Internet, tout en conservant tous les mécanismes de sécurité du système DocuWare.
Contrôle à l’aide de timbres électroniques
Les processus de travail peuvent être contrôlés au moyen de simples timbres de validation ou de rejet, ou par le biais de formulaires liés aux timbres. L’apposition d’un timbre donné sur un document ou la saisie de valeurs dans un timbre peut déterminer l’étape suivante du processus de travail. et indiquer le destinataire suivant du document. À l’instar des processus papier, l’utilisation de timbres repose sur un traitement papier et permet aux utilisateurs de comprendre et manipuler plus facilement l’application. Il existe également des méthodes pour permettre aux programmes externes d’agir sur les différentes étapes du processus de travail.
Le module Task Manager* permet aux utilisateurs d’être notifiés par e-mail des nouvelles tâches, par exemple si un document est ajouté à leur boîte de réception et que cela nécessite leur accord. Ainsi, les processus sont généralement plus fluides et surtout, les utilisateurs distants ou mobiles sont informés lors de l’arrivée de nouvelles tâches.
Le module Workflow Manager* fournit un concepteur graphique de workflow puissant vous permettant de réaliser des processus de travail complexes basés sur des documents avec la gestion d’escalade et de substitution. Cela garantit un bon déroulement du processus, indépendamment de la présence de telle ou telle personne en particulier. Vous pouvez retracer les modifications dans l’historique des processus de travail.
Transparence maximale
La principale caractéristique des processus de travail DocuWare est leur transparence. Lorsque vous utilisez un timbre, la date et le nom de l’utilisateur sont automatiquement placés sur le document, créant ainsi un suivi visible (comme avec le papier). Cela est compréhensible même par les utilisateurs qui ne sont pas familiers avec le processus de travail. Selon vos directives internes, vous pouvez choisir d’afficher ou non les timbres et les notes à l’écran et sur le document imprimé.
La notification par e-mail permet d’accélérer les processus
La notification par e-mail avertit l’utilisateur des documents en attente de traitement, et garantit des processus rapides et efficaces, même en son absence.
7. Sites distants et utilisateurs mobiles
L’un des principaux avantages de la gestion documentaire électronique de DocuWare est la possibilité d’accéder à des documents en ligne, indépendamment de leur emplacement. DocuWare peut accéder par Internet aux armoires et documents des archives centrales documentaires tout en conservant toutes les fonctions. Il est ainsi plus facile d’inclure les utilisateurs mobiles (qui utilisent par exemple un smartphone ou une tablette) sans compromettre les standards de sécurité élevés de DocuWare.
Synchronisation des armoires
Les armoires configurées sur différents sites peuvent également être synchronisées entre elles. Un système de règles précis détermine les documents d’une armoire devant être synchronisés avec l’armoire d’une succursale au cours de la prochaine synchronisation et vice-versa. Le siège social et la succursale peuvent ainsi travailler en toute sécurité sur les mêmes documents, avec des temps de réponse réduits et sans surcharger les réseaux. Il s’agit d’une méthode optimale pour l’intégration de filiales et succursales nationales et internationales dans votre système de gestion documentaire.
Processus de travail à distance
L’architecture DocuWare facilite l’extension des processus basés sur les documents que vous soyez au bureau, à votre domicile ou sur un autre site. . La participation des utilisateurs mobiles dans le processus électronique renforce l’efficacité du système par rapport aux processus de travail papier. La notification par e-mail facultative* des nouvelles tâches accélère les processus de travail impliquant des utilisateurs présents sur des sites distants et utilisateurs mobiles.
8. Gestion documentaire à distance
Intégration flexible et sécurité en ligne
Les deux fonctionnalités principales de l’architecture Web de DocuWare sont son extrême facilité d’intégration et son haut niveau de sécurité. DocuWare Administration permet de définir facilement une quantité illimitée de configurations Web Client et de les affecter à l’aide d’une URL unique. Les documents peuvent ainsi être cryptés de façon sécurisée avant de les rendre accessibles aux utilisateurs. En outre, les droits et niveaux d’accès peuvent être attribués de manière individuelle et liés à des tâches données. La connexion est mise en œuvre de façon sécurisée, par exemple par le biais de connexions automatiques (connexion simple). Le contrôle de parité permet de détecter immédiatement une tentative de modification de document.
Un pool d’informations à destination des employés, des clients et des partenaires
La flexibilité et la capacité d’intégration de l’architecture Web DocuWare facilitent considérablement la mise à disposition d’informations spécifiques des utilisateurs sur Internet. Les clients peuvent ainsi accéder à leurs factures, bordereaux de livraison et autres documents à leur nom. Les employés peuvent accéder à leurs documents lorsqu’ils sont en déplacement ou depuis chez eux. Cela améliore le service client et augmente la productivité sans compromettre les normes de sécurité élevées.
Accédez, visionnez et modifiez les documents lors de vos déplacements.
Le Web Client de DocuWare garantit l’accès aux documents partout dans le monde et à tout moment, à l’aide d’un simple navigateur Web standard. Les processus de travail et les fonctions sont facilement adaptables aux besoins de chaque entreprise et aux différentes bandes passantes.
Attribution de licences
DocuWare se décline en trois versions serveur :
1. DocuWare BUSINESS Server est une solution d’entrée de gamme destinée aux petites entreprises ayant un seul serveur, fonctionnant sur un seul site de production sans besoin de modules supplémentaires ou d’armoires électroniques volumineuses. La licence inclut le Web Client Server ; aucun module supplémentaire n’est disponible.
2. DocuWare PROFESSIONAL Server est une solution flexible pour les entreprises de taille moyenne qui propose une organisation par système DocuWare, une taille d’armoire illimitée et la synchronisation des armoires de différents sites de production (une licence de serveur supplémentaire est requise pour chaque emplacement). La licence inclut le Web Client Server.
3. DocuWare ENTERPRISE Server est une solution évolutive pour les grandes entreprises, qui prend en charge un nombre illimité d’organisations au sein du même système DocuWare et offre des fonctions d’équilibrage de charge, de groupage (mise en grappe), de cryptage des données des documents ainsi que de connexion à des solutions de stockage externes. La licence inclut le Web Client Server.
Les licences clients pour les utilisateurs d’un système sont disponibles sous deux formes : « Licence flottante » (nombre d’utilisateurs connectés simultanément au système) ou « Licence nommée » (nombre d’ordinateurs connectés au système). Une licence flottante peut être convertie en deux licences nommées.
Vous pouvez prendre connaissance des conditions de licence exactes et actuelles auprès de votre Partenaire Agréé DocuWare. Vous trouverez une liste des revendeurs locaux sur www.docuware.com.
